Encore appelée prise de poste, l’onboarding est une technique des ressources humaines qui consiste à faciliter l’intégration de nouveaux employés afin qu’ils se sentent à l’aise au sein de l’entreprise. Avec le confinement dû au Covid-19, faciliter un onboarding à distance n’est pas évident, mais cela reste possible. Voici quelques idées pour vous permettre de réussir une prise de poste pendant le confinement.
Commencer par le preboarding
Pour bien préparer et réussir la prise de poste d’un nouveau collaborateur pendant le confinement, il faut travailler son preboarding. A cet effet, vous devez anticiper l’arrivée de la nouvelle recrue des semaines ou des mois avant son intégration. Pendant cette période, vous allez vous atteler à stimuler l’envie et la curiosité chez vos recrues.
Pour y arriver, vous pouvez établir un parcours ou un planning d’intégration. Celui-ci devra définir les premiers pas du collaborateur au sein de l’entreprise. Pendant la période de preboarding, vous pouvez aussi désigner le futur mentor de la recrue.
Digitaliser les tâches pour faciliter l’intégration
Une idée pour un onboarding original est de digitaliser tout le processus d’intégration. Dès lors, vous gagnerez en temps en utilisant un outil d’intégration pour digitaliser certaines tâches pendant le confinement. Le fait que vous ne soyez pas physiquement présent aux côtés de votre nouvelle recrue ne devrait donc pas être un gros problème pour son intégration.
Si votre recrue est jeune, cette étape sera facile à réussir. Ayant baigné dans le digital, la recrue s’intégrera plus rapidement en utilisant ses outils du quotidien (smartphone, tablette, ordinateur, réseaux sociaux, etc.).
Automatiser les pièces justificatives de la recrue
En plus de la digitalisation, vous ne manquerez pas d’automatiser certaines tâches comme la collecte des pièces administratives de la recrue. Cela permettra ainsi d’automatiser la vérification de l’identité de la recrue, ainsi que la signature électrique du contrat d’embauche. De ce fait, vous gagnerez en temps et vous déployez votre énergie à l’interaction entre vous, votre recrue et le reste de l’équipe.
Mettre l’accent sur l’humain
Même pendant le confinement, la prise de poste doit être le plus agréable possible. En effet, pour faire face aux défis psychologiques des premiers jours, vous devez accompagner le nouveau collaborateur pour prendre ses marques. Pour ce faire, vous devrez intensifier le sentiment d’appartenance de la recrue à l’entreprise en la rassurant.
Ainsi, vous pourrez l’appeler fréquemment afin qu’elle s’exprime sur ses premières impressions et qu’elle pose des questions. À ce niveau, vous pouvez aussi désigner un employé pour servir de tuteur et apporter à la recrue toutes les réponses dont elle aura besoin.
Personnaliser les messages et le livret d’accueil
Pour faciliter la prise de poste à distance les premiers jours, il faudra chercher à créer un lien avec le nouveau collaborateur. Cela passera par une présentation digitalisée de l’entreprise, de sa culture, de ses valeurs, de sa vision, etc. Cette présentation du livret d’accueil ne manquera pas d’être ludique.
Le recours à des circuits de découvertes ou encore à un chatbot de discussion sera vivement recommandé. Vous pourrez ainsi personnaliser le message de bienvenue, les discussions et rassurer la recrue afin de lever ses doutes.